CMP-case: Hvordan AP Pension gik fra uger til dage i regnskabsaflæggelsen

Capital Market Partners har bistået AP Pension i optimeringen af deres regnskabsprocesser, hvilket har medført, at selskabet nu kan generere de årlige regnskabstal på blot fire dage. Pensionsselskabet går fra at have et ‘go fix it-mindset’ til et ‘proces- og struktur-mindset’, og frigiver dermed mere tid og flere ressourcer til analyser og innovation i stedet for vedligeholdelse og problemløsning.

AP Pension investerer mange ressourcer i optimeringen af deres interne processer, og det hårde arbejde er ikke kun til fordel for virksomheden, men i sidste ende lige så fordelagtigt for kunderne. Ved at bruge mindre tid og færre ressourcer på at rette fejl og på almindelig vedligeholdelse kan de interne ressourcer bruges på analyser og udvikling af forretningen – et centralt element i pensionsselskabernes paradigme, hvor produkter synes at blive stadig mere komplekse grundet kundernes krav om afkast, den større grad af investeringsmuligheder og skræddersyede produktløsninger.

CMP hjalp med optimeringen af AP Pensions processer ved at definere klare målsætninger, roller og ansvar for alle relevante interessenter i processen. Vi kortlagde initialt processerne og identificerede sammen med AP Pension relevante forbedringspunkter. På denne måde sikrede AP Pension sig, at præcisionen af data og leverancer var af meget høj kvalitet.

Udarbejdelse af regnskab fra 20 til fire dage

Gennem en dedikeret og målrettet indsats med optimering af regnskabsprocesserne har AP Pension reduceret den brugte tid på årsregnskabet 2015 med hele 16 dage (sammenlignet med 2014). Dette uden at gå på kompromis med kvalitet og nøjagtighed. Tværtimod har den klare definition af roller og ejerskab på tværs af forskellige organisatoriske enheder gjort, at den nødvendige viden er blevet placeret det rigtige sted. Dette har sikret præcision og stabilitet i samtlige leverancer, der samlet udgør hele regnskabsprocessen.

– I samarbejde med CMP har vi fået optimeret regnskabsprocesserne i selskabet. Interne ressourcer i AP kortlagde sammen med CMP proceslandskabet og identificerede de emner, hvor vi mente, at der var plads til forbedringer. Og ikke nok med at vores regnskabsaflæggelse er blevet markant forkortet, så er hele processen bag også blevet mere strømlinet, siger Karsten Laursen, økonomidirektør i AP Pension.

Forløbet hos AP Pension understreger desuden, at regnskabsprocessen ikke kun er for ’regnskabsfolk’, men at den kræver forskellige kompetencer og viden, hvorfor eksempelvis aktuarer og personale fra Risikostyring og Back Office bliver afgørende for et godt resultat.

De forskellige involverede organisatoriske enheder fremhæver også vigtigheden af god interpersonel kommunikation og dialog. Dette indebærer ikke kun gode kommunikationsfærdigheder, der skal være til stede for at forklare komplekse problemstillinger på en forståelig måde, men det er i lige så høj grad vigtigt at kunne forstå problemstillingerne fra andre afdelinger.

Frigiver flere ressourcer til udvikling

At kunne færdiggøre en årsrapport på fire dage betyder ikke nødvendigvis, at bestyrelsesmedlemmer og andre interessenter, der får årsrapporten tilsendt på 4. dagen, sidder og venter på at nærlæse årsrapportens tal. Det skitserede regnskab vil naturligvis skulle følge normale procedurer, der blandt andet indbefatter revisionshandlinger af intern og ekstern revision, før det vil kunne offentliggøres. Men den korte leveringstid på tallene bag årsregnskabet betyder, at de involverede afdelinger meget tidligere kan skifte fokus og benytte de frigivne ressourcer på opgaver for det nye år. Målet er at ændre den allokerede tid og ressourcer, der bliver brugt på opgaver, fra en omtrentlig distribution på 80% på vedligeholdelse og 20% på analyse og udvikling til en distribution, der hedder 20%/80%.

– Ved at optimere vores regnskabsproces og alle de forskellige opgaver, der ligger bag, har vi kunnet øge vores fokus på dét, vi ret beset gerne vil: udvikle forretningen og tilbyde vores kunder de bedste produkter og løsninger. Og det er alt andet lige nemmere, når man ikke skal bruge tæt på fire fulde uger på regnskabsaflæggelsen, siger Karsten Laursen.

Optimér regnskabsprocesserne og forbedr din brug af data og systemer

Optimeringen af regnskabsprocessen har også vist vigtigheden af at planlægge og strukturere de pågældende initiativer på den rette måde. At man kan reducere tidsforbruget på en så kompleks og samlet regnskabsproces på tværs af afdelinger indikerer, at man må planlægge, koordinere og dele de projekterede forbedringer ind i enkeltstående tiltag, der skal spredes ud over en given tidshorisont – i AP Pensions tilfælde over en etårig periode. Dette vil medføre, at man kan monitorere effekten af det enkelte tiltag, ligesom det vil hjælpe den berørte afdeling til at forberede sig på de eventuelle tilpasninger dette måtte medføre.

Procesoptimeringen er derudover også et spørgsmål om at gøre bedre brug af de systemer, der understøtter arbejdsgangene. Dette indebærer ikke kun at definere tydelige og effektive systemprocesser, men også at bruge dataene på en konsistent måde på tværs af afdelinger; noget der er vigtigt for administrerende direktør i AP Pension, Søren Dal Thomsen.

– Det er vigtigt for os, at datagrundlaget er på plads. Den data og de systemer, vi har til rådighed, skal bruges på den mest hensigtsmæssige måde. Gennem dette forløb er vi ikke blot blevet klogere på, hvordan de interne processer kan optimeres, men vi har også fået en bedre definition af, hvordan vi bruger data i huset, siger Søren Dal Thomsen og fortsætter:

– Sagt lidt populært skal vi bruge data der dur, og kvaliteten af den brugte data er vigtig i optimeringsprocessen.  

En optimeret regnskabsproces kan mærkes over hele linjen

CMP’s samarbejde med AP Pension i ovenstående case har synliggjort, at det er muligt at optimere tids- og ressourceallokeringen på regnskabsprocesserne ganske drastisk, uden det kompromitterer kvaliteten af resultatet. Det kan give vidtrækkende, positive resultater, der ikke kun er til glæde for ledelse, men også for ansatte og kunder.

– I CMP tror vi på, at man gennem denne optimerede regnskabsproces forbedrer medarbejdertilfredsheden, hvilket både kommer virksomhed og kunder til gode, da de vil få oplevelsen af bedre produkter og services, siger seniorkonsulent hos CMP og på projektet i AP Pension, Anders Engelund Holm.

– Vores mål er altid at tilføre maksimal værdi til vores kunders forretning. I AP’s tilfælde har vi i tæt samarbejde med involverede ressourcer fra AP medvirket til, at man kan se resultatet af det hårde arbejde på både kontoret og på bundlinjen, og det er vi godt tilfredse med, lyder det afsluttende fra Anders Engelund Holm.